Tres modelos, tres lógicas de coste
Quien quiere delegar la atención telefónica tiene tres opciones. Una persona en recepción cuesta un salario y es, por tanto, casi independiente del volumen de llamadas. Un servicio externo factura por llamada o por minuto y se encarece cuanto mejor va el negocio. Un asistente de IA cuesta una cuota mensual más los minutos de conversación, y queda en medio, con una curva mucho más plana al crecer.
La comparación suele plantearse mal porque solo se mira la factura. Lo decisivo es el precio por llamada atendida y el valor de las llamadas que llegan a atenderse. Un modelo que ahorra 400 euros al mes pero pierde dos consultas por semana es, en la mayoría de sectores, el más caro.
Las cifras siguientes son órdenes de magnitud habituales del mercado y sirven de orientación. Tu caso concreto depende del volumen, la duración media y el horario; para eso hay una fórmula sencilla al final.
Partidas que faltan en el presupuesto
La tarifa por hora o por minuto es solo la parte visible. Estas partidas deciden el coste real:
- 01
Cargas sociales y ausencias
Sobre el salario bruto se suman las cotizaciones a cargo de la empresa. A eso se añaden vacaciones, bajas y festivos, días en los que el teléfono suena igual.
- 02
Cobertura de horas límite
Pausa de mediodía, tardes, fines de semana: una disponibilidad real exige turnos o una segunda solución, y se pagan las dos.
- 03
Formación y rotación
Cada nueva persona en recepción necesita semanas hasta informar con seguridad. Si se marcha, el esfuerzo vuelve a empezar.
- 04
Trabajo posterior del equipo
Los servicios externos suelen limitarse a tomar el recado. Devolver la llamada, cualificar y registrar los datos sigue recayendo en tu equipo: tiempo no facturado que rara vez se cuenta.
- 05
Puesta en marcha e integraciones
Dar de alta el número, conectar calendario y CRM, preparar el guion. Es puntual, pero cuenta en el primer año.
- 06
Llamadas perdidas
La partida más cara no figura en ninguna factura. En oficios o concesionarios una llamada perdida es enseguida un encargo de cuatro cifras que acaba en la competencia.
Los tres modelos comparados
Órdenes de magnitud para un negocio con unas 400 llamadas al mes y dos minutos de duración media:
| Criterio | Recepción propia / servicio externo | Asistente telefónico de IA |
|---|---|---|
| Coste mensual | Recepción propia desde unos 2.800 EUR con cargas, servicio externo entre 400 y 800 EUR | Desde 69 EUR de cuota y minutos desde 0,30 EUR |
| Disponibilidad | Horario de oficina, franjas límite con recargo | 24/7 sin recargo, también en festivos |
| Llamadas simultáneas | Una conversación por persona | Tantas como haga falta en paralelo |
| Coste al crecer | Sube de forma lineal con el volumen | Solo suben los minutos de conversación |
| Resultado por llamada | Casi siempre una nota y una petición de devolución | Cualificación, cita en el calendario y registro en el CRM |
| Tiempo hasta el rendimiento | Semanas o meses de formación | Días hasta el uso productivo |
Dónde saca ventaja la opción con IA
Coste fijo en lugar de plantilla
Los picos de llamadas no generan horas extra ni personal temporal. La cifra mensual sigue siendo previsible aunque la campaña funcione mejor de lo previsto.
La llamada se cierra
Una cita en el calendario vale más que una nota de devolución. Lo que se cierra en el momento no genera una segunda ronda de trabajo.
Sin coste por tiempos muertos
Se pagan minutos de conversación, no presencia. Los días tranquilos solo cuestan la cuota base.
Franjas límite sin recargo
Por la tarde y el fin de semana llaman justo quienes trabajan durante el día. Esas llamadas suelen ser las más valiosas y, en los modelos clásicos, las más caras.
Tres ejemplos de cálculo
Cifras redondeadas, siempre con dos minutos de duración media:
Empresa de oficios, 200 llamadas al mes
400 minutos, unos 120 EUR de coste por minutos más la cuota. Frente a una recepción a tiempo parcial, un ahorro anual de cuatro cifras y mejor disponibilidad.
Consulta médica, 800 llamadas al mes
El mostrador se bloquea en horas punta. Si la IA asume las peticiones de cita y las consultas rutinarias, la carga baja de forma notable sin contratar a nadie más.
Concesionario con consultas por la tarde
Alrededor del 30 por ciento de las llamadas llegan fuera del horario. Atenderlas convierte en citas pruebas de conducción que antes se perdían.
Servicio externo en comparación
A 1,50 o 2,50 EUR por llamada, 400 llamadas suman entre 600 y 1.000 EUR al mes, solo por atender, sin agendar citas ni registrar nada en el CRM.
Cómo calcular tu caso
Cuatro pasos, cinco minutos y un resultado sólido:
Medir el volumen de llamadas
Saca de la centralita las llamadas al mes, separando atendidas y perdidas. El número de llamadas perdidas es la verdadera palanca.
Determinar la duración media
Suele estar entre 90 segundos y tres minutos. Volumen por duración da los minutos con los que se calcula el coste variable.
Usar el coste total de la solución actual
Con personal propio, salario bruto más cargas y el tiempo que el equipo dedica al teléfono en lugar de a su trabajo. Con servicio externo, la factura más el trabajo posterior interno.
Contar el valor de un encargo
Multiplica las llamadas perdidas por tu tasa de cierre y tu valor medio de pedido. En la mayoría de negocios esta partida supera a toda la cuota del servicio.
Preguntas frecuentes sobre costes
¿Cuánto cuesta al mes un asistente telefónico de IA?
En Rufori las tarifas empiezan en 69 EUR al mes y los minutos adicionales cuestan 0,30 EUR. Con 400 llamadas de dos minutos, el total queda muy por debajo de cualquier modelo con personal.
¿Cuánto cuesta un servicio externo clásico?
Lo habitual es una cuota base más 1,50 a 2,50 EUR por llamada atendida, a veces facturado por minutos. Prestaciones como agendar citas o mantener el CRM suelen costar aparte.
¿Cuánto cuesta una persona en recepción?
A jornada completa, el coste para la empresa ronda los 2.800 a 3.800 EUR al mes según región y cualificación. A cambio, el teléfono solo está cubierto durante la jornada.
¿A partir de qué volumen compensa la telefonía con IA?
Normalmente a partir de unas pocas decenas de llamadas al mes si se pierden llamadas con regularidad. En el cálculo pesa menos el volumen que el valor de un solo encargo.
¿Hay costes ocultos?
Revisa cuotas de alta, permanencias, precios de integraciones y si los minutos empezados se facturan completos. Conviene aclararlo antes de firmar.
¿En cuánto tiempo se amortiza el cambio?
En la mayoría de casos, en el primer mes. Un solo encargo adicional cubre las cuotas de un año entero en oficios, automoción o inmobiliaria.
Conclusión
La pregunta correcta no es cuánto cuesta el servicio telefónico, sino cuánto cuesta la llamada perdida.
Cuota fija, minutos previsibles y todas las llamadas atendidas. En la mayoría de negocios eso se amortiza en el primer mes.